건강상의 문제가 아니라면 하루 24시간 누구에게나 똑같이 주어진 시간을 어떤 게 활용하느냐에 따라 부족할 수도, 남을 수도 있습니다. 직장에서의 업무나 일상의 일이 산더미처럼 쌓여 있을 때 무엇을 먼저 해야 할까요? 이번 글은 업무와 일상의 우선순위 정하는 방식을 이야기해 봅니다.
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사실, 우선순위에 대한 내용은 직장 생활 이야기를 하면서 이전에 다뤘던 주제이기도 합니다. 특히 업무를 효율적으로 하고 시간 낭비를 줄이기 위해 일의 우선을 정하는 것은 매우 중요한 일입니다. 이전글을 첨부해 봅니다.
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여기서는 불필요한 것을 빼고 효율적으로 일상을 보내기 위한 우선순위 정하는 방식을 간단하게 딱 세 가지로 정리해 봅니다. 이게 어렵나?라고 말하는 분들도 있지만 어려운 사람에겐 어렵습니다.
우선순위 정하는 방식, 단 3가지만 알면 된다
사람마다 방식은 다르지만 공통적으로 포함되는 것이 있습니다.
이런 글들은 검색하면 무척 많이 나옵니다. 이 글 또한 그중의 하나가 되겠죠. 여러 사람이 다양한 방법으로 우선순위를 정하지만 공통적으로 들어가는 것이 있습니다. 여기서는 딱 그 3가지만 적어보겠습니다.
문제는 실천하느냐, 하지 않느냐입니다.
아무리 좋은 방식이라고 정리를 해도 본인이 귀차니즘 때문에 그러려니 살면 할 수 없는 것입니다. 본인이 먼저 바뀌고 실천을 해야 적용된다는 것입니다. 아셨죠? 그럼 하나씩 보겠습니다.
1 STEP. 할 일의 리스트(목록) 만들기
가장 먼저 우선시 되어야 하는 부분은 자신이 우선순위를 정할 모든 일. 해야 할 일을 나열해 목록(List)으로 만드는 것입니다.
무슨 천재도 아니고 머릿속으로만 생각해선 안됩니다. 사람은 망각의 동물이라서 어느새 잊어버리게 되죠. 일단은 적어 보세요. 왜냐하면 이렇게 해야 다음 단계로 넘어갈 수 있기 때문입니다.
목록을 만드는 이유는 체계적으로 정리하기 위해서입니다.
머릿속에 맴도는 일들을 구체화시키는 방법이기도 합니다. 회사의 업무도 상관없어요. 집에서 해야 하는 일들도 물론 상관없습니다. 본인이 해야 할 일들을 적어봅니다.
각자 자기 방식대로 하면 됩니다. 예를 들면 이런 식입니다.
- 업무 관련 리스트 : 보고서 작성하기, 프레젠테이션 만들기, 프로젝트 준비, 회의 준비 등
- 집안일 : 빨래하기, 청소하기, 분리수거, 책 반납 등
- 개인적인 일 : 헬스장 가기, 산책, 독서, 게임하기, 음악 듣기 등
어떤가요, 이렇게 리스트 만드는 게 그리 어렵지는 않을 겁니다. 머릿속에 맴도는 일들이나 생각하고 있던 일들은 구체화하는 것이죠. 그냥 생각만 하면 잊기 십상입니다.
2 STEP. 급한 일 vs 느긋한 일
첫 번째 단계를 클리어했다면 이제 두 번째 우선순위 정하는 방식입니다.
먼저 리스트를 만들어 두었다면 한결 수월하게 진행할 수 있을 텐데요, 바로 나한테 '급한 일'과 '느긋하게 할 수 있는 일'을 나누는 것입니다.
아마 대부분 공통적으로 사람들이 말하는 것인데 이걸 정해야 시간 배분을 할 수 있기 때문입니다. 당연히 급한 건 먼저 해야 하니까요. 여기서 여러 가지로 세분화하는 방법이 있기는 한데 그런 건 머리 아프고 두 가지로 나눠봅시다.
예를 들면 이렇게 나눠 봅니다.
직장 업무 관련 :
- 급한 일 : 아침 회의 준비, 보고서 작성, 회의 준비, 업무 보고 등
- 느긋한 일 : 프레젠테이션 만들기 등
일상생활 관련 :
- 급한 일 : 빨래하기, 설거지, 책 반납, 기념일 준비 등
- 느긋한 일 : 산책, 분리수거, 공방 등록 등
이런 식으로 구분해 보는 겁니다. 급한 일은 말 그대로 하루나 이틀 안에 처리해야 할 일들이고, 느긋한 일들은 일주일 내 잊지 않고 처리하면 되는 일들입니다. 생각보다 간단하죠?
하지만 느긋한 일도 미루다 보면 급하게 되어 버리니 이런 것은 조심해야 합니다. 여기까지 했다면 다음 단계로 넘어가 봅시다.
3 STEP. 시간을 쪼개자
마지막 세 번째로 실천해야 할 우선순위 정하는 방식은 '시간 할당'입니다. 시간을 쪼개서 사용하는 방법인데 쉽게 초등학교 계획표를 생각하시면 쉽습니다. 너무 고전적인가요?
모든 일은 계획에 따른 시간 배분이 필요합니다. 학교 다닐 때 계획표가 괜히 필요한 것은 아니죠. 시간을 쪼개서 각각의 일에 할당하는 것은 불필요하게 낭비되는 것을 없애기 위해서입니다.
시간블록이라고 하긴 하지만 어디까지나 전문적인 용어이고, 업무나 일의 효율을 높이기 위해서는 시간을 구분해 명확하게 해야 할 일을 하는 것입니다. 시간을 정하고 일을 시작해 보세요. 몸이 습관적으로 알게 됩니다.
회사 업무는 직종, 직업군에 따라 다르기 때문에 하루 일상을 예로 들어보겠습니다.
Day - 우선순위
- 기상 : 6시 30분
- 모닝커피 및 아침 식사 : ~ 9시
- 빨래 (세탁기), 간단한 청소 : 9시 30분
- 책 반납 (도서관) : 9시 30분 ~ 10시 30분 (중요도)
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- 점심 : 12시 30 ~ 1시 30분
- 지인 미팅 : ~ 2시 (중요도)
- 개인 운동(PT) : 4시 ~ 5시 (중요도)
이러한 방식으로 시간 할당을 해서 급한 것부터 처리하는 방식으로 합니다. 중요도 표시는 반드시 해야 하는 일로 우선순위 맨 앞에 있는 것들입니다. 세부 항목들을 중간중간 시간을 쪼개 넣어두고 활용하면 됩니다.
내가 직장인이다 보니 보통 직장생활을 하지 않는 사람들은 어떻게 하루를 보내는지 평균치를 내기 좀 힘드네요. 어쨌거나 공통적인 우선순위 정하는 방식은 리스트를 만들고 분류하고 시간을 정하는 방식입니다. 아주 쉽죠?
효율을 극대화하기 위해서 필요한 것
차포 떼고 가장 중요한 3가지를 정리해 보았습니다. 여기에 부수적으로 각자의 상황에 맞춰 추가하면 되는 것입니다. 우선순위 정하는 방식이 매번 사람마다 같을 수는 없습니다.
하지만 효율을 100% 극대화하기 위해서 필요한 것은 있습니다.
필요한 것은 '집중!'
여기에 필요한 것은 '집중력'입니다.
자신이 정한 시간에 우선순위로 정한 일을 끝내기 위해서는 방해되는 산만한 것들을 제거하고 집중해야 합니다. 산만하면 이도저도 안됩니다.
그러기 위해서 먼저 해야 할 일들이 있어요. 환경을 만드는 것입니다.
- 핸드폰 알람 차단 (불필요한 것, 특히 SNS)
- 주변 환경 정리
- 시간이 남는다면 그 시간은 휴식
이렇게 해서 정해진 일을 하고 남는 시간은 그만큼의 휴식을 갖습니다. 다음 일정에 맞춰 움직이는 습관을 만들어 보세요.
성과를 우선시하는 직장의 경우에는 이러한 작업 환경이나 업무 습관이 곧 실적으로 뒤따라 옵니다. 또한 매일 반복되는 바쁜 일상을 보내는 분들 역시 자신에게 맞는 우선순위 정하는 방식으로 하루를 계획해 습관화하게 되면 어느 정도의 여유가 생기고 스스로를 쉴 수 있도록 할 수 있습니다.
답은 나왔어요. 문제는 실천력입니다. 어떤가요, 할 수 있나요?