'시간은 돈이다'라는 말이 있습니다. 일상생활에서 우선순위 정하는 법을 아시나요? 어떻게 시간을 관리하느냐에 따라서 삶의 전반적인 목표와 결과가 달라질 수 있습니다. 이번 글에서는 바로 시작할 수 있는 시간 관리 방법에 대해 이야기해 보도록 하겠습니다. 일에 대한 효율성을 높여 보도록 합시다.
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자기 관리 = 시간관리
원래 자기 관리가 철저한 사람들은 그만큼 자신의 시간관리 또한 현명하게 잘하는 경우가 많습니다. 현대 사회에서 많은 사람들이 바쁜 일정 속에 살고 있지만 어떻게 시간을 사용하느냐에 따라 하루를 25시간으로 사는 사람도 있고 그 반대로 하루를 23시간으로 남보다 적게 사는 사람들도 있습니다.
일상적인 직장생활은 물론 공부하는 학업이나 업무, 집에서 하는 가사 노동과 여가 활동까지 다양한 활동을 하면서 우리는 살고 있는데요 이 많은 일들을 관리하기 위해서는 일의 '우선순위'와 '시간관리'가 필수적입니다.
업무적인 효율을 차치하고라도 일상생활의 스트레스를 줄일 수 있는 좋은 해결책이 되기도 합니다. 그러면 바로 시작할 수 있는 시간관리 방법은 어떤 것일까요?
시간 관리 방법의 기본
단순하게 생활계획표를 세우는 정도는 아닙니다. 크게 보면 인생의 목표를 세우고 달성하는데 중요한 한 부분이라고 할 수 있습니다. 우선순위 정하는 법과, 시간관리는 앞서 말한 것처럼 업무 효율성을 높이고 자신에게 주어진 어느 정도의 여가 시간을 최대한 확보할 수 있는 장점을 만들어 낼 수 있습니다.
크게 보자면 5가지입니다.
- 목표설정
- 우선순위 설정
- 계획 세우기
- 스케줄 히스토리(기록)
- 휴식 시간
어떤가요, 한 번쯤은 들어본 말들일 것입니다. 사실 우리에게 낯선 문장들은 아닙니다. 간혹 이와 비슷한 단계로 실천하는 사람들도 꽤 있으니까요.
1. 목표 정하기 (설정)
자, 모든 관리의 기본은 명확한 목표 설정에서 시작됩니다. 시간 관리를 시작하려면 구체적이고 실현 가능한 목표 설정이 중요합니다.
왜 시간 관리를 해야 하는가?
예를 들어봅시다.
직장인이라고 가정한다면 한 가지 프로젝트를 기간을 두고 처리해야 할 때 구체적인 목표(처리기간)를 세우는 것입니다. 단순하게 빨리 끝내자.라는 말보다는 언제, 며칠까지 라는 구체적인 일정을 세우는 것입니다.
집에서 가사를 한다고 가정할 때도 언제까지 어떤 일을 처리하자.라는 구체적이고 현실적인 목표를 설정하는 것으로 시간관리는 시작된다고 생각하시면 됩니다.
2. 우선순위 정하기
두 번째는 우선순위입니다. 모든 일에는 빨리 해야 하는 것이 있고 나중에 해도 되는 일이 있습니다. 한꺼번에 모두 처리하기란 현실적으로 불가능하기 때문입니다.
이렇게 구분하고 나누는 것은 얼마나 중요한가? 와 얼마나 급하게 해야 하는가? 의 기준으로 분류할 수 있습니다.
기본 네 가지 카테고리를 예로 들어봅시다. 실제 이런 구분 방식은 아이젠하워 매트릭스라는 이름으로 활용되고 있습니다.
| 처리 우선 순위 | 상황 비교 |
| 빨리 처리해야 하면서 중요한 일 | - 즉시 처리 해야 하는 일 |
| 천천히 처리해도 되지만 중요한 일 | - 계획을 세운 후 처리해야 하는 일 |
| 빨리 처리해야 하지만 중요하지 않은 일 | - 다른 사람에게 위임해도 되는 일 |
| 천천히 처리해도 되는 중요하지 않은 일 | - 나중에 처리하거나 처리하지 않아도 되는 일 |
이렇게 4가지의 우선순위 정하는 법을 볼 수 있습니다.
실제로 어떠한 일을 하기 전에 이것이 중요한 일인지 중요하지 않은 일인지, 혹은 빨리 처리해야 하는 일인지 천천히 해도 되는 일인지를 먼저 생각할 것입니다.
이런 기준을 통해 우리는 업무에 대하여, 일상생활에 대하여 즉시 할 것과 천천히 해야 할 일을 구분 지을 수 있습니다.
3. 계획 세우기
우선순위 정하는 법을 알아두셨다면 이제 이것을 토대로 계획을 세워야 합니다. 계획을 세우는 것은 시간 관리 방법의 핵심이라고 할 수 있습니다. 구체적이고 실현 가능한 실천 목록을 세워보세요.
- 일일 계획
- 주간 계획
- 월간 계획
- 연간 계획
각각의 작업(일, 업무 목표)에 따라서 필요한 시간을 예상하고 일정에 맞게 배분하는 것입니다. 또한 업무의 효율을 위해 중요한 일과 덜 중요한 일(2번 우선순위 기준)을 시간별로 구분하는 것도 일의 효율성을 높일 수 있는 한 가지입니다.
4. 히스토리 기록
계획을 세웠다고 막연하게 끝인가? 히스토리(HISTORY)는 자신의 시간을 기록하는 것입니다. 자신이 어떻게 시간을 활용하고 사용하는지에 대한 기록이라고 생각하시면 됩니다.
이것은 계획에 대한 반성과 수정을 반영할 수 있으며 불필요하게 낭비되는 시간이 무엇인지를 명확하게 파악할 수 있다는 장점이 있습니다.
- 필요한 시간의 할당 사용량은 무엇인가?
- 불필요하게 낭비되는 시간은 어떤 것인가?
이러한 자기반성과 시간의 기록은 현재 자신이 계획을 하고 목표를 정하고 우선순위 방법을 통해 일을 구분해 진행하는 동안 꼭 필요한 부분으로 불필요한 시간을 제거해 더 효율적인 활동에 집중할 수 있습니다.
5. 휴식
시간 관리 방법에서 꼭 필요한 것 중 하나가 바로 '휴식'입니다.
휴식 시간을 갖는 것은 집중적으로 일을 처리함에 있어서 높은 집중력을 유지하게 위해 꼭 필요한 부분입니다. 쉬지 않고 일하라고 누군가 말한다면 손절하세요.
회사에서도 업무 중간에 휴식 시간이 있습니다.
학교에서 공부하는 학생들에게도 수업시간과 휴식시간이라는 게 존재하죠. 이유는 단 한 가지입니다. 집중력을 끌어 올림으로써 좀 더 효율적인 업무 처리가 가능하기 때문입니다.
25분 일하고 5분간 휴식하고!
덧붙임
이렇게 시간 관리 방법 5단계의 실천 내용을 정리해 보았습니다.
우리가 살아가면서 일의 우선순위를 정하고 그것으로 시간 관리 방법을 실천함으로써 많은 도움이 되는 건 사실입니다. 귀찮아서 그렇지.. 대부분 알지만 피곤하다는 이유로, 귀찮다는 이유로 하지 않아요.
이렇게 알기 쉽게 정리한들 읽어도 실천하지 않으면 소용없습니다.
중요한 것은 일관성을 유지하고 일에 대하여 유연한 대처와 자기 관리가 필요합니다. 능력의 한계를 인정하고 무리하지 않는 것입니다. 이 세 가지는 꼭 기억하세요.
- 일관성
- 유연성
- 자기 관리
비단 직장인뿐만 아니라, 학생이나 가사를 하는 주부에 이르기까지 귀찮더라도 한 번 일의 우선순위를 정하고 시간 관리를 시작해 보세요. 아마도 지금보다 훨씬 더 여유 있게 살아갈 수 있을 것입니다.